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第8回　数値化による社員の意識改革

今月号は、7月号に続き、本社人事労務部門が考えなければならない、人の動きの「数値化」による業務改善、コスト削減について話します。

最近、あるチェーン店の社長から「うちの会社の人事労務部門の社員は、店舗社員とのコミュニケーションを取るのがうまくない。一方的に連絡事項などを話すときがある」との質問をうけたことがあります。その結果、お互いの意思疎通が図れず、業務の漏れ、無駄、失敗に至ることが多いそうです。

また、人事労務部門は会社人事や社員の個人的な情報も管理しているため、特に、社内、社外での立ち居振る舞いなども難しい部署ではあります。

さて、この業務の漏れ、無駄、失敗が起こったとき、よく見掛けられる社内模様はどんな感じだと思いますか？

質問1：自社の「人事労務」「総務」「経理財務」などの管理部門で左記の事項が該当するかどうかを、一度考えてみてください

いかがですか、社長？何個、当てはまっていましたか？

気分転換のためのリフレッシュ時間も重要ですが、少しでも仕事以外の「無駄な時間」が発生している状況を認識する必要があります。ちなみに、いったい、どのくらいの時間を無駄にしていることになるのでようか。

気分転換によるリフレッシュ時間を除き、コミュニケーション不足による余計な仕事の時間を、仮に1日10分としても月間200分(3.3時間)となります。

また、本社管理部門に無駄がある場合、店舗社員にも影響があり、同じ程度の無駄な時間が発生しています。つまり、月間で、本社200分、1店舗200分の合計400分(6.7時間)。3店舗の場合、合計800分(13.3時間)。年間に換算すると恐ろしいですね。さらに、その時間を前向きな時間に振り向けていたら!!とは思いませんか。

さて、人の動きを「数値化」するとは、簡単に言うと、店舗のすべての業務に通信簿を作るというイメージでしたね。前述の無駄な時間を省くため、次のステップを踏んでください。このステップには、本社人事労務部門が担当する人事評価の部分とかかわっている部分があるため、率先して行動してください。

第1ステップ

まず、どうしたら「自分」という人間を、店舗社員に理解してもらえるのか考える。また、本社社員は、どんな「業務」が必要なのか考える。

第2ステップ

本社管理部門の業務一覧表を作成する(社長も参加してください)。その際、とても重要なことは、各店舗の社員の要望も含めて作成することです。その後、業務知識やコミュニケーション能力の不足部門については、研修や勉強会のスケジュールを作成する。

第3ステップ

毎月、本社管理部門の各社員は、下記のスケジュール表を作成し、目標と実績の分析や改善点は各本社管理部門内で共有していきましょう。ちなみに、この3ステップを行うことで、ある会社では、今までは店舗の売上目標の進ちょくが下回っている店舗の店長に対して社長やエリアマネジャーが「最近はどう？」などとフォローをしていましだが、今は必ず、売上げが好調な店舗の店長の声を集約して、全店舗へ「お知らせ」などの形で情報を提供をしていくこととなり、現在、その効果も表れています。

なお、第2ステップでは、本社管理部門と店長のお互いの考えをぶつけ合うためにも、左記のリスト(人事労務バージョンです)を作成して交換しましょう。

こう見てくると、お互いに距離感を近くする努力が特に必要だと思います。

お互いの考え方を一つの場で話し合うと、他の店長がどう思っているかも分かりやすく考え方や意識が統一できるメリットもあります。「意識改革」の一つですね。

次に、店長からの検討事項について、現在の業務に、どのような影響があるのか検討しましょう。そうして、自分の業務の月次、週間のスケジュール表を作成し、業務のパーセンテージを作ってください。

ぜひ、人事労務部門の責任者はこのスケジュール表の導入を、他の本社部門でも推進していただきたいと思います。間違いなく、業務の棚卸しができます！

9月号では、このスケジュール表の運用方法や導入効果について詳しく説明していきます。