第12回 従業員を動かすためのキーワード
この1年間に、年初、業績好調であった外食チェーンが業績低迷していたり、逆に、業績回復させている外食チェーンもあります。また、新興の外食チェーンも出てきていますよね。
では、このような時代に管理部門の社員は、本当に「数字」を管理するだけでよいのだろうか？もちろん、違いますよね。
ただし、会社規模が大きくなると業務効率化を進めるため、「経理財務」「総務」「人事労務」の分業化が図られるケースがあります。もちろん各チームの情報共有をして対応していると思いますが。
しかし、管理部門の中心の3部門をローテーションで経験させたり、さらに店舗の現場経験もさせるなどのJOBローテーションもあらためて考え直す時期ではないでしょうか。
なぜなら、どうしても管理部門だけだと頭でっかちになりやすいです。また、同じ部門にずっといると、ある部分では専門性が高まるかもしれませんが、逆に新しいやり方にチャレンジする精神が弱くなる傾向にもあります。本当です。
例えば、当初業務効率化のため、必死になって作成したさまざまなオペレーションマニュアル、店舗管理マニュアル、店舗管理マニュアルがあると思います。しかし、定期的に見直しをしていますか？また、現在のマニュアルが実態と合わないケースも多いのではないでしょうか。そこで、質問です。
この1年間、さまざまな話をしてきましたね。そして、スピード経営のための数値管理、業務改善、コスト削減など、ちょっと堅苦しい話もしてきました。しかし、現金商売の外食業界では日々の管理が不可欠ですよね。そこで、あらためて社長および管理部門責任者に質問です。
質問1：店長や社員の皆に、どのような「言葉」を意識させながら儲かるバックオフィスへの道を推進していく必要があるのでしょうか。次の言葉から1つ選んでください。
- 楽しさ
- 助け合い
- 共感
- ありがとうという精神
- ワクワク感
管理部門の観点からすると「共感」という言葉が最適な答えかと思います。
なぜなら、管理部門の社員は、業務上、スピーディかつ正確な数字の作成などの業務で時間に追われるケースが多いのが現状です。
実際、管理部門はお客さまとの接点がなく店舗も複数あることから、愛着もなくなるケースが多いです。従って店舗と管理部門がお互いに「共感」できる関係性が重要です。
ある外食チェーンの社長が嘆いていました。ある管理部門の一部の社員には、自分たちの給与は、現場で汗を流して働いている皆のおかげだという意識が薄いとのことでした。これでは、厳しい時代を乗り切れませんよね。
さて、簡単に復習しますね。儲かるバックオフィス部門になるためには、次の項目は重要です。
（1）スピード経営（意思決定が早い）できる数値管理ができているか？
翌月の10日までに店長会議・業績会議ができていないと勝ち抜けませんね。
（2）業務改善はできているか？
業務の「漏れ」「無駄」「ダブり」などをなくす必要があります。もちろん、コスト削減、人の動きの数値化の検証も必要ですね。
（3）会社業績の数字や情報の正確な理解ができていますか？
何事も、人間は、状況を理解できないと人は動かないものです。
質問2：社長や管理部門責任者を含め管理部門の社員に前述の重要事項（1）〜（3）を理解させるための言葉で、最適と思われるものを1つ選んでください。
- スピード
- コスト削減
- 業務改善
- 予算管理
- 数字の意味
人間は、数字の意味が分からなければ、さまざまな対策が立てられません。従って、自社の業績を言葉で説明できる社員の育成をしていきましょう。社内に複数分かる人がいるのといないのでは企業の成長性が違います。
ある飲食チェーンでは、約1年、儲かるバックオフィスの推進を進めてきた結果、劇的に業績がアップしました。前期比ベースで、既存店売上げ、利益率ともにアップしています。
この成果は、一人一人、自分が任されている店舗業績がどうなっているのか？ なぜ、他店舗と比べて売上げに対する経費の割合が多いのか？ 少ないのか？ などの「なぜ？」という疑問を日々考えるようになったことが大きな要因だと思います。その情報提供を、管理部門社員は積極的に開示し、その意味を各店長に分かりやすく説明した結果、お互いの「共感」を構築させました。また面白いことに、管理部門の社員が自社店舗に行く機会が増えたそうです。
ちなみに、その飲食チェーンでは1年前まで数字の情報開示はあまりせず、売上げ、Ｆ／Ｌ目標などだけ情報開示している状況でした。しかし店長は、一国一城の経営的な視野を持つレベルにさせる時代になったのかなと感じております。
最近の店長会議では、管理部門が取りまとめた数字の間違いなどを指摘する店長も現れ、管理部門の意識も変わりました。面白いですね。
さて、最後に、「数字の意味」について考えたいと思います。毎月、月初、経理財務の担当は取りまとめられた数字を見て、心の中で業績が良かったのか悪かったのかなどを考えます。
しかし、なぜ、良かったのか、悪かったのかを原稿用紙1枚に書ける人は少ないでしょう。店長などとの「共感」がないからです。従って、管理部門の人には、毎月、残業報告のレポートを書かせる訓練をさせましょう。
単に、予算実績管理上、売上高は計画費▲○万円、Ｆ／Ｌ比率は計画比▲○％などのコメントだけでなく、次のようなコメントを書けるような訓練をさせるのはどうでしょうか。
（事例 コメント）
月前半は、売上高が計画比▲1.5％であったが、既存客へのセールス（名刺の棚卸し）をした結果、マイナス幅が計画比▲0.5％まで減少。ただし、下旬は計画通りに推移。あらためて、既存客へのセールスの重要性を認識。その後、他店の名刺管理の状況をチェックした結果、お客さまの名刺をレジの中などに入れておくだけの管理しかしていないケースが散見。こんなコメントを書ける管理部門社員を、ぜひ育てましょう！
なかなか、書面だけではお伝えできなかったところもあるかもしれませんが、この厳しい時代、勝ち抜くための儲かるバックオフィスの話が、少しでもお役に立ったかと確認しております。1年間、ありがとうございました。
